こんにちは、yujiです。
今日は、超便利なツールがあるので紹介します。
それは『チャットワーク』です。
「何をいまさら言ってんねん！」と聞こえてきそうですが、知らない人、もしくは登録しただけで使ってない人や、これから使おうか検討中の人は見てください。
本当にめちゃめちゃ便利です。
僕は主に外注さんとの連絡や。クライアントとの連絡などに使っていますが、用途は人それぞれなので、使いやすいように使っていいと思います。
1回これ使うともうやめれないですね。しかもこんな良いツールが無料なので、言うことなしです。
- トーク履歴で簡単に過去のやり取りをさかのぼって確認することができる
- 添付ファイルもチャットワークで送ることができる
- やり取りをしたい人と１対1のメッセージのやり取りができるので、メールと違い他のメッセージに埋もれて大切なメッセージを見落としてしまう心配が少ない
- パソコンだけではなく、スマートフォンなどと同期することで同じ状態の画面を複数のデバイスで確認することができる
- 内容を共有したい人とグループを組むことで複数の人と内容を共有することができる
- タスク画面にデータを入れておくことで、常に確認したい情報を常時表示させておくことができる
などでしょうか。
使っていく内にあれもこれもと使える部分がでてくると思うので、『百聞は一見に如かず』という事で使ってみてください。
それでは、説明していきますね。
チャットワークの操作方法
こちらにアクセスしてください。
この部分に普段使っているメールアドレスを入力し、新規登録をクリックします。
この部分にアドレスを入力し新規登録にすると、ここに入力したアドレスに新規登録するためのメールが届きますので、そのサイトにアクセスして必要事項を入力します。
個人の場合、会社名は入力する必要はありません。
チャットワークはプログラムをインストールして使用するものではありませんので、トップページをブックマークしておくだけでOKです。
スマホやタブレット、iPadとかはアプリがあるのでそれを使えばすんなりログインできます。
チャットワークのトップページを開きます。画面上部左側の赤い矢印の部分をクリックしてプロフィールを選択します。
この画面に画面上に表示される名前、チャットワークIDを入力し保存します。
表示名はチャットワーク上の自分の名前になり、チャットワークIDは相手とコンタクトを取るときに検索に使うことがあります。
本名でのやり取りを避けたい場合は本名での登録は避けた方がいいですね。
次に、コンタクトの管理をします。
青い矢印のコンタクト管理をクリックします。
チャットワークでお互いにやり取りをするためには相手を招待して、承認してもらう必要があります。
メールで招待する場合は、メールで招待のタブをクリックして招待したい人のメールアドレスを入力します。
招待したい人のチャットワークIDがわかっている場合は、ユーザー検索のタブをクリックしてIDを入力し検索します。（名前でも検索できますが、同姓同名の人もいるので検索するときはチャットワークIDで検索することをおすすめします）
検索してから、対象となる人を見つけたらコンタクトに追加をクリックします。
そのあと検索された（コンタクトに追加にした相手の人）に承認の操作をしてもらうとチャットワークでお互いにチャットができるようになります。
ここまでが導入までの初期設定です。
次に、承認をしてもらうと画面左側のチャット一覧に相手の人の名前が表示されるので、そこをクリックします。
この画面でメッセージのやり取りをします。
アイコンの「顔」のマークは文章中に顔文字のようなスタンプを入れることができます。
「TO」はグループチャットを組んでいる場合、グループ内の特定の人にメッセージを送りたい時に使います。
TOを使うと相手の人に呼び掛けることができます（ただし、メッセ―ジはグループ内全員が見える状態にはなっているので、他の人に知られたくないメッセージのやり取りは個別チャットを作成し、1対1でやり取りをしましょう）
「クリップマーク」は画像やファイルを添付したいときに使用します。
メールのようにメッセージとファイルが同時に送信されるのではなく、添付するとファイルのみがアップロードされますが、そのあとメッセージが下に表示されます。
チャットワークから相手（メンバー）を削除したい場合画面右上の歯車マークのチャットの設定をクリックします。
コンタクトの削除という文字が出てくるのでそこをクリックすると削除することができます。
一度削除をしてしまうと今までのチャット履歴がすべて削除され、もう一度コンタクトをしたい場合は招待→承認が必要になりますので注意してください。
使い分けることが大事
どうですか？
おそらく一度使うと便利すぎてやめれないと思います。
ただ、今回は『チャットワーク』をおすすめしましたが、一つ勘違いしないでほしいのがあくまでこれもツールにすぎないという事です。
同じチャット系のツールは結構あるけど、その中でクライアントとの連絡、外注管理、情報共有、便利なのがチャットワークというだけです。
この『すぎない』や『だけ』っていうのがかなり重要で、何事も一つに固執してはいけないという事です。
メモ系ツールなら僕は『Evernote』を推奨しています。
これにもチャット機能はついていますし、共有機能もついていますが
ハッキリ言って上記のような観点からではチャットワークよりは劣ります。
なのでツールはあくまでツール。
これは絶対に忘れてはいけない。
ただ、上手く使いこなせば仕事の効率化を図れるし、それによって時間もできるのでやっぱりツールはおすすめですね。
無料のものと有料のものとありますが、無料で十分使えるツールもざらにあります。
今回のチャットワークがまさにそうですがこれは無料で十分なぐらい使えます。
一方、先ほどちらっと話したEvernoteだと、プレミアム版（有料）ぐらいじゃないと少し物足りなさを感じます。
なんですが、とりあえずまずなんでも試してみる事をオススメします。というのも、実際使ってみないと良いか悪いかはわかりません。
まず、なんでも使ってみましょう。それから判断しても遅くはないはずです。
でも、チャットワークは本当に便利ですので、必須ですが^^
とりあえず一度、試してみてください。
